Tietosuojaseloste

TUNTURI-HELLBERG OY LTD

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Yleistä

 

Me Tunturi-Hellberg Oy Ltd:llä ymmärrämme, että yksityisyyden suoja on tärkeää meille kaikille. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan ja suojelemaan yksityisyyttäsi. Kiinnitämme erityistä huomiota tietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”).

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Tunturi-Hellberg Oy (”Tunturi” tai ”yhtiö) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi, millä tavalla suojaamme henkilötietosi sekä mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn suhteen. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Tunturi noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

 

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Tunturin tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin yhtiön toimistossa, verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Tämä tietosuojaseloste koskee myös Tunturi-Hellberg Oy Ltd:n omistamia verkkosivuja: tunturi.fi, tunturifitness.fi ja nishiki.fi sekä bikebrandstore.com -verkkokauppaa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita tuotteistamme ja palveluistamme. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Tunturin yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, toimittajien ja palveluntarjoajien edustajien sekä yhtiön toimitiloissa ja vierailevien henkilöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn.

 

Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty.

 

 

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

 

Rekisterinpitäjä:

 

Rekisterinpitäjä: Tunturi-Hellberg Oy Ltd

Y-tunnus: 0141747-3

Varusmestarintie 26, 20360 Turku

Yhteystiedot: info@tunturi.fi

 

Tietosuojavastaava:

 

Tunturi-Hellberg Oy Ltd:n tietosuojavastaava Piia Laine

Yhteystiedot: tietosuoja@tunturi.fi

 

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

 

Käsittelyn tarkoitus

Oikeusperuste

•          yhtiön tuotteiden ja palveluiden tarjouksiin, verkkokaupan tilauksiin, tiedusteluihin ja sopimusten toteuttamiseen (kuten yhteydenotot, tapaamiset, tuotteiden ja palvelujen hallinta, maksut, ilmoitukset, palautteet ja asiakaspalvelu)

Sopimus tai sen valmistelu.

•          lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten verolainsäädännön ja kirjanpitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin

Lakisääteinen velvoite.

•          riskienhallintaan, turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen

•          kiinteistöjen ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen

Lakisääteinen velvoite huolehtia mm. tietojen ja henkilöiden turvallisuudesta ja estää väärinkäytöksiä sekä oikeutettu etu suojella omaisuutta.

•          tuotteiden ja palvelujen ylläpitoon, kehittämiseen, laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen

•          liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen

•          palveluita koskevaan henkilöön kohdennettuun (personoituun) asiakaspalveluun ja asiakasviestintään sekä palveluiden käytön seurantaan

•          markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille

•          sähköiseen suoramarkkinointiin koskien vastaavia tuotteita ja palveluja kuin henkilö on tilannut / ostanut

•          Rekrytointiin

Oikeutettu etu informoida tuotteista ja palveluista nykyisille ja mahdollisille tuleville asiakkaille sekä kehittää tuotteista ja palveluista entistä laadukkaampia sekä asiakas- ja liikesuhteisiin ja rekrytointiin liittyvä oikeutettu etu.

•          vapaaehtoisten tapahtumien ja palvelujen hallintaan

•          sähköinen, henkilökohtainen suoramarkkinointi

Suostumus osallistua tiettyyn tapahtumaan tai tietynlaiseen markkinointiin (esim. sähköinen suoramarkkinointi).

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

 

 

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet

 

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

 

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

 

Henkilötietoryhmä

Esimerkkejä tietosisällöstä

 

Yhteystiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Tunnistamistiedot

Henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot sekä BikeBrandStore.com-verkkokaupassa tilaukseen ja toimitukseen liittyvät tiedot sekä tilaushistoria

Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot

Yhtiön ja rekisteröidyn tai yhtiön ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisessä sopimuksessa ja muussa dokumentaatiossa olevat henkilötiedot, asiakaspalautteet, reklamaatiot sekä muu kommunikaatio rekisteröidyn ja yhtiön välillä sekä ja muut asiointiedot.

Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla.

Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät yhtiön evästekäytännöstä.

Rekrytointiin liittyvät tiedot

Työhakemus, CV, haastattelut, soveltuvuustestit ja muu rekrytoinnissa kertynyt aineisto sekä muiden rekrytointiin liittyvien henkilöiden tiedot

Rekisteröidyn oikeuksien hallinta kuten suostumukset ja kiellot

Markkinointikiellot ja suostumukset.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvä kommunikointi ja toimenpiteet (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

Muut vapaaehtoisesti annetut tiedot

Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.

 

Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi ja asiakas- ja liikesuhteiden sekä rekrytointien hoitamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, esimerkiksi sopimuksen tekeminen tai toteuttaminen taikka lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen voivat estyä.

 

Lisätietoja kohdassa ”Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot” mainituista tiedoista löydät yhtiön evästekäytännöstä.

 

Vapaaehtoisten lisätietojen antaminen ei ole välttämätöntä, mutta tarpeellista, jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada toiveitaan ja mieltymyksiään vastaavaa palvelua.

 

Tietolähteet:

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, sopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa yhtiölle tietoja vieraillessaan yhtiön verkkosivuilla, toimitiloissa tai verkkokaupassa. Lisäksi tietoja voidaan kerätä henkilön luvalla markkinoinnin yhteydessä.

 

Muista lähteistä kerätyt tiedot:

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Asiakastiedolta.

 

Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät toimittavat rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä tai muista vastaavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä. Rekisteröidyt voivat antaa tietoja muista henkilöistä myös esimerkiksi työhakemuksissa ja muussa rekrytointiin liittyvässä materiaalissa.

 

Yhtiön eri verkkosivuilla on käytössä seuranta- ja analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja.

 

 

5. Henkilötietojen säilyttäminen

 

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Voimme myös säilyttää tietoja pidempään, jos niitä tarvitaan esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

 

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Verkkokaupan tilaustietoja ja siihen liittyviä tietoja ja tositeaineistoja säilytetään pääsääntöisesti 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

 

Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana yhtiön suuntaan.

 

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytämme niin pitkään, kun olet markkinoinnin kohteena, etkä ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

 

Kohdennettuja työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään pääsääntöisesti niin pitkään, kun valintaprosessi on päättynyt ja kohtuullinen aika sen jälkeen (kohdennettu hakemus tiettyyn tehtävään). Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään pääsääntöisesti kuuden kuukauden ajan tietojen vastaanottamisesta. Mikäli henkilö valitaan Tunturin palvelukseen, voidaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää yhtiön henkilöstöä koskevaan rekisteriin.

 

Henkilötietojen käsittelyn suostumuksia, kieltoja ja rajoituksia säilytetään myös niin kauan kuin ne ovat voimassa.

 

  • Tarkemmat tiedot säilytysajoista, saa tarvittaessa yhtiöltä (ks. yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen alussa).

 

Henkilötietojen säilytystarvetta arvioidaan säännöllisesti. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

 

 

6. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

 

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Accell Group -konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

 

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä, kiinteistöpalveluita, tavarantoimituksia sekä talous- markkinointi- ja lakipalveluita ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat.

 

  • Tarkemmat tiedot käsittelijätahoista ja muista henkilötietoja vastaanottajilta, saa tarvittaessa yhtiöltä (ks. yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen alussa).

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

 

Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

 

Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

 

 

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

 

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

 

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

 

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen. Rekistereiden käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan niiden käyttö kuuluu. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

 

Paperiset materiaalit säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

 

Yhtiö voi tämän ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

 

 

9. Rekisteröityjen oikeudet

 

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

 

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

 

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

 

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

 

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö voi rajoittaa tietoihin pääsyä.

 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

 

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.

 

Oikeuksien toteuttaminen

 

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, kirjallisesti tai sähköisesti. (ks. yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2).

 

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

 

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihimme liittyvä velvoite tai vaade.

 

 

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

 

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

 

 

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

 

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan yhtiön verkkosivuilla ja olennaisista muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille tarvittaessa.

 

Tietosuojaseloste on julkaistu 9.11.2018

 

Versio 1.0

 

Versionhallinta:

Versio

Muutos

Päivämäärä

 

 

 

 

 

 

Tilaa tänään, toimitus 4-5 arkipäivää!